Walaupun semua moms anggota group adalah panitia, namun perlu dibuat panitia inti yang terdiri dari Ketua, Sekretaris, Bendahara, Sie Acara dan Sie Dokumentasi. Kenapa panitia inti perlu dibuat? Karena tidak semua moms memiliki keleluasan waktu, latar belakang aktifitas yang berbeda-beda, ada yang full time moms ada juga yang working moms. Ada yang pasif, terima beres (ngga mau repot, tapi mau berpartisipasi untuk menghadiri acara ulang tahun), ada yang aktif, punya pendapat atau ide yang lumayan menarik hehe macem-macem deh intinya setiap kepala memiliki isi yang berbeda-beda.

Untuk menyatukan suara dari pendapat yang berbeda-beda, maka panitia inti memiliki peran sebagai pihak penengah, yaitu dengan melaksanakan voting sampai akhirnya menghasilkan sebuah keputuskan atas kesepakatan bersama.

2. Tentukan Tempat atau Lokasi Acara

Tempat atau lokasi acara menjadi yang paling utama untuk disepakati bersama, lokasi yang mudah dijangkau juga menentukan seberapa banyak anggota yang bisa hadir. Domisili para anggota yang berbeda-beda juga harus diperhatikan, agar tidak menyulitkan para anggota untuk hadir maka perlu dibuat daftar tempat-tempat yang strategis dan tidak terlalu jauh. Tempat yang strategis dan lingkungan yang ramah terhadap anak seperti memiliki area bermain anak, aman, nyaman dan cukup luas, merupakan tempat yang paling ideal untuk menyelenggarakan acara untuk anak-anak.

Lokasi yang dipilih untuk syukuran atau pesta ulang tahun anak-anak, biasanya selain dilaksanakan di rumah adalah di tempat makan yang memiliki playground! kenapa?, karena para moms tidak perlu lagi repot-repot untuk menyiapkan makanan serta beres-beres rumah. Booking tempat acara juga dilakukan jauh-jauh hari ya moms, minimal 1 bulan sebelum tanggal acara, biasanya tempat favorit sering full book. Booking tempat sekaligus pesan paket ulang tahun, biasanya biaya paket ulang tahun sudah termasuk makanan, dekorasi standar, topi & balon ulang tahun serta MC (pemandu acara), praktis kan moms :). 

3. Tentukan Tema Acara

Setelah mendapatkan lokasi acara yang ideal, lalu tentukan tema acaranya, karena dari tema tersebut akan menentukan kesepakatan lainnya seperti dekorasi atau hiasan ulang tahun, kostum atau pakaian, kue ulang tahun dan lain-lain.

Untuk lebih terlihat kompak dan bagus untuk foto, bisa memakai baju atau aksesoris yang seragam ya moms, misalnya memakai kaos seragam dengan desain menyesuaikan dengan tema. Pilih bahan kaos yang bagus, nyaman digunakan dan mudah menyerap keringat, karena anak-anak banyak bergerak sehingga mudah berkeringat. 

4. Tentukan Budget Acara

Buat budget yang tidak memberatkan para moms yaa.. inti dari acaranya adalah agar semua anggota bisa hadir, bermain bersama, tiup lilin bersama dan makan bersama, jadi usahakan budgetnya yang moms friendly. Dalam menentukan budget juga perlu memperhatikan sibling atau saudara kandung (kakak & adik) sebagai tambahan anggota yang juga akan menghadiri acara tersebut. Biasanya anak-anak suka iri tuh moms, kalo adiknya atau kakaknya dapat goodie bag pasti salah satunya mau juga, bener kan moms?.

Agar biaya yang muncul tidak memberatkan para moms, bisa dibuat tabungan ya moms, setiap bulan menabung ke bendahara, jumlahnya juga jangan telalu besar, misalnya 25rb per bulan, jadi ketika nanti menjelang acara ulang tahun bersama, biayanya bisa diambil dari uang tabungan tersebut. Sisa uang tabungannya bisa diambil atau juga bisa dilanjutkan menambung untuk ulang tahun bersama selanjutnya loh moms.

5. Buat Acara yang Menarik

Karena acaranya untuk anak-anak, jangan membuat acara yang terlalu banyak, anak-anak itu moodnya susah ditebak kan moms, jadi buat acara yang menarik perhatian anak-anak seperti bernyayi dan menari, usahakan anak selalu bergerak agar mereka tidak mengantuk. Untuk memudahkan anak mencari moms, usahakan jarak moms dan anak jangan terlalu jauh, terkadang anak langsung bete atau menangis kalo moms atau orang yang dikenalnya tidak ada pada saat anak mencari.

Persiapkan juga perlombaan untuk para parents khususnya para moms, biasanya sudah disiapkan oleh MC tempat penyelenggara, tetapi boleh juga disiapkan oleh panitia sebagai antisipasi dan agar lebih bervariasi. Lombanya jangan terlalu banyak, pilih 1 tau 2 lomba yang paling menarik, seperti lomba menyanyi sebuah lagu anak tapi dengan akhiran semua lirik dengan huruf vokal (a, i, u, e, o), gimana kebayang ngga jika moms nyanyi lagu “Balonku ada lima” menjadi “balanka ada lama” :). 

Saling bertukar kado juga menarik loh moms, bisa dibuat dalam bentuk undian (setiap anak tidak tahu kado ulang tahun berasal dari siapa) dan bisa juga kado langsung ditujukan untuk siapa, jauh hari sebelum acara ulang tahun bersama setiap anak diminta membuat wish list atau keinginan untuk mendapatkan kado ulang tahun apa, tentunya dipandu oleh para moms ya, karena moms yang paling tahu apa yang anak kehendaki. Setelah setiap anak memiliki wish list maka hasilnya bisa di share di group whatsapps ya moms, jadi para moms sudah mendapatkan informasi kira-kira akan membeli kado apa dan untuk siapa. Panitia inti (sekretaris) bertugas mencatat hasil dari kesepakatan dalam group, bisa dalam bentuk undian atau sistem lain ya moms, silahkan disepakati bersama. Mmm.. gimana tambah seru dan menarik kan?.

6. Siapkan Goodie bag, Hadiah Lomba dan DoorPrize

MC bertanya “Siapa yang mau dapat goodie bag?” semua anak-anak langsung menjawab dan mengacungkan jarinya “Sayaaaa”, setiap acara ulang tahun, yang paling ditunggu anak-anak adalah goodie bag. Isi goodie bag dengan barang-barang yang bermanfaat, juga berisi makanan & minuman yang enak, sehat dan bergizi ya moms. Untuk para moms yang berwirausaha, boleh banget loh untuk mengisi goodie bag dengan barang-barang jualannya, bisa sekalian promosi :).

Untuk hadiah lomba, biasanya beberapa hadiah ada yang sudah disiapkan dari tempat acara, namun untuk lebih meriah lagi, bisa disiapkan tambahan hadiah lain agar setiap anak yang berpartisipasi dalam lomba juga mendapatkan hadiah.. wah tambah seneng deh anak-anak dapat banyak hadiah.

Untuk doorpize bisa dibuatkan kategori, seperti peserta yang datang lebih awal (untuk melatih kedisiplinan sejak dini), peserta yang paling aktif, dress code terkeceh dll. Goodie bag, hadiah lomba dan doorprize disiapkan yang asik, lucu dan menarik ya moms. Semuanya bisa didapatkan dari moms para anggota, karena acara untuk bersama, biasanya para moms senang banget kalo dapat berkontribusi untuk kesuksesan acara bersama.

7. Cari Sponsorship

Ini adalah optional, jika moms menginginkan acaranya super meriah, ter-ekspose dalam media sosial, bisa diliput media dan masuk berita atau artikel dalam majalah anak atau majalah keluarga maka mencari sponsor adalah keharusan. Sponsor kegiatan untuk anak-anak banyak banget, apalagi balita seperti diapers, baju, makanan dll.

Untuk mewujudkannya dibutuhkan kerja keras panitia untuk mendapatkan sponsor, baik sebelum acaranya berlangsung : membuat & mengirim proposal kegiatan, saat acara berlangsung: pastikan logo sponsor masuk dalam backdrop, selalu ingatkan MC untuk menyebut semua sponsor, upload foto atau gambar kegiatan dalam media sosial selama acara berlangsung lalu tag and mention para sponsor, bahkan setelah acara selesai dilaksanakan : membuat laporan kegiatan.

8. Siapkan Dokumentasi Foto

Dokumentasi foto adalah bagian yang juga penting untuk dipersiapkan ya moms, bisa menjadi kenangan tersendiri untuk anak-anak nantinya, bagaimana perilaku mereka ketika berkumpul dengan teman sebaya. Buat para Moms juga pasti seneng banget bisa menyimpan foto dokumentasi anaknya saat merayakan ulang tahun bersama ketika masih kecil :).

Berikut adalah dokumentasi pada saat acara ulang tahun ke 3 January Birth Club 2014 pada tanggal 29 Januari 2017 pada sebuah tempat makan di Jakarta Selatan.

Dalam setiap langkah kerja keras yang telah dilakukan, InsyaAllah akan berbuah manis. Anak-anak senang dan para moms juga bahagia mendapatkan banyak sponsor. Untuk itu, dibutuhkan keikhlasan dari para moms untuk mau atau tidak untuk berbuat sesuatu, turun tangan untuk kesuksesan acara bersama, bagaimanapun juga keberhasilan suatu acara atau kegiatan adalah buah dari kerja kolektif bersama para anggotanya. 

Moms, diatas adalah beberapa hal yang perlu disiapkan untuk melaksanakan acara syukuran atau pesta ulang tahun group anak balita, semuanya butuh persiapan, ketika acaranya sudah dipersiapkan dengan matang, maka anak-anak yang ulang tahun juga harus dipersiapkan dengan baik ya moms. Pastikan anak dalam keadaan sehat, sehari sebelumnya anak mendapatkan istirahat yang cukup, sehingga esok hari bangun dalam keadaan bugar dan bersemangat untuk mengikuti acara ulang tahun bersama.

Yeay, itulah keseruan kami dalam syukuran ulang tahun January Birth Club 2014 yang ke 3 tahun, Alhamdulillah berjalan dengan baik, sukses dan lancar. Semuanya terjadi atas hasil kerja kolektif seluruh Moms JBC 2014 dan juga berkah dari Tuhan YME.

Salam hangat,

Elly