29 Januari 2017, Tiup lilin ulang tahun yang ke 3 tahun :)
January Birth Club (JBC) 2014 adalah
nama group dimana anak kedua saya Dastan tergabung sebagai anggotanya. Awal
terbentuknya group ini yaitu bermula dari forum diskusi pada website TheUrbanMama.com
tentang informasi Moms yang due date melahirkan pada Bulan Januari 2014. Selain
berdiskusi pada forum tersebut, kami para Ibu hamil khususnya yang berdomisili
di wilayah Jabodetabek saling bertemu langsung, diskusi tentang perkembangan kehamilan
hingga akhirnya anak-anak Januari 2014 satu persatu dilahirkan.
Semoga senantiasa sehat ya anak-anak Januari 2014 :)
Silaturrahmi kami tidak terputus sampai
kami melahirkan saja, tapi setelah anak-anak Januari 2014 dilahirkan, kami terus
melakukan pertemuan-pertemuan (play date) hingga anggotanya terus
bertambah. Saat ini ada 35 anak terdaftar sebagai anggota, selain dari
Jabodetabek, ada juga anggota dari Serang, Yogyakarta dan Surabaya.
Setiap tahunnya kami para Moms mengagendakan
pertemuan akbar dengan menyelenggarakan syukuran atau pesta ulang tahun
bersama. Alhamdulillah sudah 2 tahun kami menyelenggarakannya dan bisa dibilang
sukses. Untuk berkomunikasi dengan para moms, kami menggunakan media WhatsApp group,
agar segala informasi serta ide-ide para anggota dapat tersampaikan dengan cepat
dan efektif.
Dalam tulisan ini saya akan berbagi
tentang kiat sukses dalam merancang perayaan syukuran atau pesta ulang tahun
anak atau balita yang tergabung dalam sebuah group :
1. Buat Panitia Inti
Walaupun semua moms anggota group
adalah panitia, namun perlu dibuat panitia inti yang terdiri dari Ketua,
Sekretaris, Bendahara, Sie Acara dan Sie Dokumentasi. Kenapa panitia inti perlu
dibuat? Karena tidak semua moms memiliki keleluasan waktu, latar belakang aktifitas
yang berbeda-beda, ada yang full time moms ada juga yang working moms. Ada yang
pasif, terima beres (ngga mau repot, tapi mau berpartisipasi untuk menghadiri acara
ulang tahun), ada yang aktif, punya pendapat atau ide yang lumayan menarik hehe macem-macem deh intinya setiap kepala memiliki
isi yang berbeda-beda.
Untuk menyatukan suara dari pendapat
yang berbeda-beda, maka panitia inti memiliki peran sebagai pihak penengah,
yaitu dengan melaksanakan voting sampai akhirnya menghasilkan sebuah keputuskan atas
kesepakatan bersama.
2. Tentukan Tempat atau Lokasi Acara
Tempat atau lokasi acara menjadi yang
paling utama untuk disepakati bersama, lokasi yang mudah dijangkau juga
menentukan seberapa banyak anggota yang bisa hadir. Domisili para anggota yang berbeda-beda
juga harus diperhatikan, agar tidak menyulitkan para anggota untuk hadir maka
perlu dibuat daftar tempat-tempat yang strategis dan tidak terlalu jauh. Tempat
yang strategis dan lingkungan yang ramah terhadap anak seperti memiliki area
bermain anak, aman, nyaman dan cukup luas, merupakan tempat yang paling ideal
untuk menyelenggarakan acara untuk anak-anak.
Lokasi yang dipilih untuk syukuran
atau pesta ulang tahun anak-anak, biasanya selain dilaksanakan di rumah adalah di tempat makan yang memiliki playground! kenapa?, karena para moms tidak perlu lagi repot-repot untuk menyiapkan makanan serta
beres-beres rumah. Booking tempat acara juga dilakukan jauh-jauh hari ya moms, minimal 1 bulan sebelum tanggal acara, biasanya tempat favorit sering full book. Booking tempat sekaligus pesan paket ulang tahun,
biasanya biaya paket ulang tahun sudah termasuk makanan, dekorasi standar, topi & balon ulang tahun serta
MC (pemandu acara), praktis kan moms :).
3. Tentukan Tema Acara
Setelah mendapatkan lokasi acara yang
ideal, lalu tentukan tema acaranya, karena dari tema tersebut akan menentukan kesepakatan
lainnya seperti dekorasi atau hiasan ulang tahun, kostum atau pakaian, kue
ulang tahun dan lain-lain.
Untuk lebih terlihat kompak dan bagus untuk foto, bisa memakai baju atau aksesoris yang seragam ya moms, misalnya memakai kaos seragam dengan desain menyesuaikan dengan tema. Pilih bahan kaos yang bagus, nyaman digunakan dan mudah menyerap keringat, karena anak-anak banyak bergerak sehingga mudah berkeringat.
4. Tentukan Budget Acara
Buat budget yang tidak memberatkan para
moms yaa.. inti dari acaranya adalah agar semua anggota bisa hadir, bermain
bersama, tiup lilin bersama dan makan bersama, jadi usahakan budgetnya yang moms
friendly. Dalam menentukan budget juga perlu memperhatikan sibling atau saudara kandung (kakak & adik) sebagai
tambahan anggota yang juga akan menghadiri
acara tersebut. Biasanya anak-anak suka iri tuh moms, kalo adiknya atau kakaknya
dapat goodie bag pasti salah satunya mau juga, bener kan moms?.
Agar biaya yang muncul tidak memberatkan
para moms, bisa dibuat tabungan ya moms, setiap bulan menabung ke bendahara,
jumlahnya juga jangan telalu besar, misalnya 25rb per bulan, jadi ketika nanti
menjelang acara ulang tahun bersama, biayanya bisa diambil dari uang tabungan
tersebut. Sisa uang tabungannya bisa diambil atau juga bisa dilanjutkan
menambung untuk ulang tahun bersama selanjutnya loh moms.
5. Buat Acara yang Menarik
Karena acaranya untuk anak-anak, jangan
membuat acara yang terlalu banyak, anak-anak itu moodnya susah ditebak kan moms, jadi buat acara yang menarik perhatian anak-anak seperti bernyayi dan menari,
usahakan anak selalu bergerak agar mereka tidak mengantuk. Untuk memudahkan
anak mencari moms, usahakan jarak moms dan anak jangan terlalu jauh, terkadang
anak langsung bete atau menangis kalo moms atau orang yang dikenalnya tidak ada
pada saat anak mencari.
Persiapkan juga perlombaan untuk para
parents khususnya para moms, biasanya sudah disiapkan oleh MC tempat penyelenggara,
tetapi boleh juga disiapkan oleh panitia sebagai antisipasi dan agar lebih bervariasi. Lombanya jangan
terlalu banyak, pilih 1 tau 2 lomba yang paling menarik, seperti lomba menyanyi
sebuah lagu anak tapi dengan akhiran semua lirik dengan huruf vokal (a, i, u, e, o), gimana
kebayang ngga jika moms nyanyi lagu “Balonku ada lima” menjadi “balanka ada
lama” :).
Saling bertukar kado juga menarik loh
moms, bisa dibuat dalam bentuk undian (setiap anak tidak tahu kado ulang tahun
berasal dari siapa) dan bisa juga kado langsung ditujukan untuk siapa, jauh
hari sebelum acara ulang tahun bersama setiap anak diminta membuat wish list atau keinginan untuk
mendapatkan kado ulang tahun apa, tentunya dipandu oleh para moms ya, karena
moms yang paling tahu apa yang anak kehendaki. Setelah setiap anak memiliki wish list maka hasilnya bisa di share di group whatsapps ya moms, jadi para moms sudah mendapatkan informasi kira-kira akan membeli kado apa dan untuk siapa. Panitia inti (sekretaris) bertugas mencatat hasil dari kesepakatan dalam group, bisa dalam bentuk undian atau sistem lain ya moms, silahkan disepakati bersama. Mmm.. gimana tambah seru dan
menarik kan?.
6. Siapkan Goodie bag, Hadiah Lomba dan
DoorPrize
MC bertanya “Siapa yang mau dapat
goodie bag?” semua anak-anak langsung menjawab dan mengacungkan jarinya “Sayaaaa”, setiap acara ulang tahun,
yang paling ditunggu anak-anak adalah goodie bag. Isi
goodie bag dengan barang-barang yang bermanfaat, juga berisi makanan & minuman yang enak,
sehat dan bergizi ya moms. Untuk para moms yang berwirausaha, boleh banget loh
untuk mengisi goodie bag dengan barang-barang jualannya, bisa sekalian promosi :).
Untuk hadiah lomba, biasanya beberapa
hadiah ada yang sudah disiapkan dari tempat acara, namun untuk lebih meriah
lagi, bisa disiapkan tambahan hadiah lain agar setiap anak yang berpartisipasi
dalam lomba juga mendapatkan hadiah.. wah tambah seneng deh anak-anak dapat
banyak hadiah.
Untuk doorpize bisa
dibuatkan kategori, seperti peserta yang datang lebih awal (untuk melatih
kedisiplinan sejak dini), peserta yang paling aktif, dress code terkeceh dll. Goodie bag,
hadiah lomba dan doorprize disiapkan yang asik, lucu dan menarik ya moms. Semuanya bisa
didapatkan dari moms para anggota, karena acara untuk bersama, biasanya
para moms senang banget kalo dapat berkontribusi untuk kesuksesan acara
bersama.
7. Cari Sponsorship
Ini adalah optional, jika moms
menginginkan acaranya super meriah, ter-ekspose dalam media sosial, bisa
diliput media dan masuk berita atau artikel dalam majalah anak atau majalah keluarga maka mencari sponsor
adalah keharusan. Sponsor kegiatan untuk anak-anak banyak banget, apalagi
balita seperti diapers, baju, makanan dll.
Untuk mewujudkannya dibutuhkan kerja keras
panitia untuk mendapatkan sponsor, baik sebelum acaranya berlangsung : membuat
& mengirim proposal kegiatan, saat acara berlangsung: pastikan logo sponsor
masuk dalam backdrop, selalu ingatkan MC untuk menyebut semua sponsor, upload
foto atau gambar kegiatan dalam media sosial selama acara berlangsung lalu tag and mention para sponsor, bahkan setelah acara selesai dilaksanakan : membuat
laporan kegiatan.
8. Siapkan Dokumentasi Foto
Dokumentasi foto adalah bagian yang juga penting untuk dipersiapkan ya moms, bisa menjadi kenangan tersendiri untuk anak-anak nantinya, bagaimana perilaku mereka ketika berkumpul dengan teman sebaya. Buat para Moms juga pasti seneng banget bisa menyimpan foto dokumentasi anaknya saat merayakan ulang tahun bersama ketika masih kecil :).
Berikut adalah dokumentasi pada saat acara ulang tahun ke 3 January Birth Club 2014 pada tanggal 29 Januari 2017 pada sebuah tempat makan di Jakarta Selatan.
Namanya Mas Rico, baru pertama ngeMC ulang tahun group balita loh :)
tapi Mas Rico oke banget, good job Mas!
tapi Mas Rico oke banget, good job Mas!
Dalam setiap langkah kerja keras yang
telah dilakukan, InsyaAllah akan berbuah manis. Anak-anak senang dan para moms
juga bahagia mendapatkan banyak sponsor. Untuk itu, dibutuhkan keikhlasan dari
para moms untuk mau atau tidak untuk berbuat sesuatu, turun tangan untuk kesuksesan acara bersama,
bagaimanapun juga keberhasilan suatu acara atau kegiatan adalah buah dari kerja
kolektif bersama para anggotanya.
Moms, diatas adalah beberapa hal yang
perlu disiapkan untuk melaksanakan acara syukuran atau pesta ulang tahun group
anak balita, semuanya butuh persiapan, ketika acaranya sudah dipersiapkan dengan
matang, maka anak-anak yang ulang tahun juga harus dipersiapkan dengan baik ya moms.
Pastikan anak dalam keadaan sehat, sehari sebelumnya anak mendapatkan istirahat
yang cukup, sehingga esok hari bangun dalam keadaan bugar dan bersemangat untuk
mengikuti acara ulang tahun bersama.
Yeay, itulah keseruan kami dalam syukuran ulang tahun January Birth Club 2014 yang ke 3 tahun, Alhamdulillah berjalan dengan baik, sukses dan lancar. Semuanya terjadi atas hasil kerja kolektif seluruh Moms JBC 2014 dan juga berkah dari Tuhan YME.
Salam hangat,
Elly
Tidak ada komentar